Prilikom slanja kopija i reprodukcija dokumenata, tekstova, slika i sl. potrebno je paziti na autorska prava vlasnika dokumenta. Kršenje autorskih prava nije samo odraz lošeg ponašanja nego je i protuzakonito. Npr. nezakonito je slanje komercijalnog softvera ili stručnih tekstova koji nisu javno dostupni.

Nije poželjno slati poruke za koje niste sigurni da ih primatelj želi primiti i pročitati. Lančana pisma i ponude komercijalnih lanaca ne bi smjeli slati e-mailom. Slanje oglasa u svrhu stjecanja zarade nije dopušteno, a odnedavno je, u nekim zemljama, pod određenim uvjetima i kažnjivo.

Poželjno je izbjegavati slanje preduge poruke. Primatelj je često revoltiran zbog dugog učitavanja velikih poruka.

Ako sadržaj nije samo tekst, nego i drugi dokumenti, npr. slike, tada ti dijelovi poruke trebaju biti uključeni kao MIME privitci (attachment). MIME je kratica za Multimedia Internet Messaging Extensions. Nije preporučljivo uključivati dokumente za čije je pregledavanje potreban neki poseban, pogotovo komercijalni program, osim ako niste sigurni da primatelj raspolaže tim programom. Pretpostavlja se da primatelj može pregledavati:

Za pregledavanje nekih drugih dokumenata potrebno je nabaviti programe čija cijena nije zanemariva.

Nedovoljno poznavanje programa za čitanje i slanje e-maila može dovesti do nehotičnih pogrešaka. Korištenje e-mail programa, stoga, zahtijeva učenje, isto kao i bilo kojeg drugog programa.

Primatelji poruka koriste vrlo različite programe za čitanje e-maila, koji na različite načine razlamaju tekst. Širina linije teksta ne bi trebala prelaziti 72 slova u retku. E-mail programi obično se mogu konfigurirati tako da automatski formatiraju poruku na taj način.

Neki e-mail programi omogućuju podebljavanje ili podvlačenje teksta, ali ne postoji nikakvo jamstvo da će primatelj poruke tekst vidjeti na isti način. Posebno se to odnosi na slanje tekstualnih poruka u HTML formatu. HTML dijelovi trebaju se slati kao privitci. Neki primatelji koriste programe koji ne mogu prikazati HTML, npr. "Pine", dok drugi ni ne žele primati takve poruke. Kad god je to moguće, sadržaj poruke ograničite na običan tekst.

Izbjegavajte sastavljanje poruka čija razumljivost ovisi o tome što su pojedini dijelovi teksta jedan ispod drugog, npr. tablice. Problem nastaje kada autor i primatelj poruke koriste različite vrste slova. Kod proporcionalnih tipova slova neka su šira od drugih dok su kod neproporcionalnih sva iste širine.

Ova su pravila nastala na temelju javno dostupnog dokumenta, RFC1855, kojeg je moguće pronaći na adresi http://www.stanton.dtcc.edu/stanton/cs/rfc1855.html.